Jahresmeldung/Entgeltmeldung

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. beschäftigten Arbeitnehmer zu erstellen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beschäftigten rentenversicherungspflichtig, nur versicherungspflichtig zur Unfallversicherung oder freiwillig in der Kranken- und Pflegeversicherung versichert sind.

Diese sogenannte Entgelt-/Jahresmeldung ist bis zum 15.02. des Folgejahres an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) mit dem Abgabegrund "50" zu übermitteln. Als Entgelt wird das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gemeldet.

Wozu das Ganze?

Das gemeldete Entgelt wird für die Berechnung der späteren Rentenansprüche herangezogen. Auf Grundlage sämtlicher während des Berufslebens gemeldeter Arbeitsentgelte wird beispielsweise die Altersrente berechnet.

Meldefrist

Die Übermittlung der Jahresmeldung hat grundsätzlich mit der ersten folgenden Lohnabrechnung/ Gehaltsabrechnung des Folgejahres zu erfolgen.

Sie müssen jedoch spätestens bis zum 15.02. bei der Krankenkasse vorliegen.

Fällt der 15.02. auf ein Wochenende, sind die Jahresmeldungen spätestens bis zum nächsten Werktag an die jeweiligen Krankenkassen abzugeben.

Übermittlungsweg

Die Meldung hat maschinell per Datenübermittlung zu erfolgen - beispielsweise mit dem SV-Meldeportal. Sie können dieses Online-Portal bequem als reine Webanwendung nutzen.

Jahresmeldung ja oder nein?

Eine Jahresmeldung ist nicht zu übermitteln, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstellen war und der 31.12. in den Unterbrechungszeitraum fällt.

Auch wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis zum 31.12. eine Meldung zu übermitteln ist, ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen.

Wie sind Einmalzahlungen im Rahmen der Märzklausel zu melden?

Bislang hatten Sie für die Abgabe der Jahresmeldungen Ihrer Beschäftigten bis zum 15.04. des Folgejahres Zeit. Das war praktisch – waren bis dahin doch auch die Einmalzahlungen des Zeitraums 01.01. bis 31.03. erfasst und Sie konnten sich gesonderte Meldungen sparen.

Wenn die Einmalzahlungen rechtzeitig bekannt und ausgezahlt werden, melden Sie diese einfach mit der Jahresmeldung.

Können Sie die Einmalzahlung bei der Jahresmeldung zum 15.02. des nächsten Jahres nicht angeben, heißt das: Jahresmeldung korrigieren oder aber nachmelden. Dafür sieht die DEÜV eine Sondermeldung, mit dem Abgabegrund „54“ (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) vor. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.

Ob und wie eine Jahresmeldung bzw. Entgeltmeldung zu erstellen ist, zeigen wir Ihnen mit einigen Fallkonstellationen auf:

Jahresmeldung bei ganzjähriger Beschäftigung

Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren bei der Firma Köhler beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2023 mit der Beschäftigungszeit vom 01.01.2023 bis 31.12.2023 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

Jahresmeldung bei unterjähriger Beschäftigungsaufnahme

Eine Arbeitnehmerin ist seit dem 14.09.2023 bei der Elektronik AG beschäftigt.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung 2023 mit der Beschäftigungszeit vom 14.09.2023 bis 31.12.2023 und Grund der Abgabe „50“ zu erstellen.

Abmeldung statt Jahresmeldung

Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren beschäftigt. Sein Beschäftigungsverhältnis wurde zum 31.12.2023 gekündigt.

Beurteilung: Es ist keine Jahresmeldung 2023, sondern eine Abmeldung zu erstellen. Als Beschäftigungszeit ist der Zeitraum vom 01.01.2023 bis 31.12.2023 anzugeben. Als Grund der Abgabe ist in diesem Fall die „30“ zu verwenden (Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung).

Keine Jahresmeldung bei Unterbrechungsmeldung

Eine Arbeitnehmerin bezieht vom 03.09.2023 bis 31.01.2024 Krankengeld.

Beurteilung: Das Beschäftigungsverhältnis wurde länger als einen Kalendermonat unterbrochen. Es ist eine Unterbrechungsmeldung zum 02.09.2023 mit Grund der Abgabe „51“ (Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen) zu erstellen. Da die Unterbrechung über den Jahreswechsel hinaus andauert, ist keine Jahresmeldung zu übermitteln. Nach einer Unterbrechungsmeldung ist keine erneute Anmeldung erforderlich.

Jahresmeldung trotz Unterbrechung der Beschäftigung

Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren beschäftigt und erhält vom 15.12.2023 bis 27.01.2024 Krankengeld.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ und dem Zeitraum 01.01.2023 bis 31.12.2023 zu erstellen, weil das Beschäftigungsverhältnis nicht länger als einen Kalendermonat unterbrochen wurde.

Jahresmeldung bei Unterbrechung während des Jahres

Eine Arbeitnehmerin ist seit Jahren beschäftigt. In der Zeit vom 15.07.2023 bis 18.10.2023 hat sie Krankengeld bezogen.

Beurteilung: Es ist eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe „50“ für den Zeitraum 19.10.2023 bis 31.12.2023 zu erstellen. Der Zeitraum 01.01.2023 bis 14.07.2023 darf nicht noch einmal gemeldet werden, weil bereits eine Unterbrechungsmeldung für diesen Zeitraum zu übermitteln war.

Jahresmeldung und Einmalzahlung

Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren beschäftigt. Die Jahresmeldung für das Jahr 2023 wurde seitens der Firma am 21.01.2024 an die Krankenkasse übermittelt. Am 05.02.2024 erfolgt eine Einmalzahlung. Die Einmalzahlung und das laufende Arbeitsentgelt überschreiten zusammen die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2024.

Beurteilung: Da die anteilige Beitragsbemessungsgrenze 2022 überschritten wird, muss die Einmalzahlung dem Vorjahr zugerechnet werden. Die Firma hat nun zwei Möglichkeiten:

1. Die bereits abgegebene Jahresmeldung wird korrigiert.

2. Übermittlung einer Sondermeldung (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) mit dem Abgabegrund „54“, Zeitraum 01.12.2023 - 31.12.2023. Sie ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung.

Die sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten gelten grundsätzlich auch für Ihre kurzfristig beschäftigten Minijobber. Es sind grundsätzlich die gleichen DEÜV-Meldungen zu übermitteln wie für versicherungspflichtig Beschäftigte. Die DEÜV-Meldungen sind mit der Personengruppe 110, der Beitragsgruppe 0000 und einem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt von null Euro an die Minijob-Zentrale abzugeben.

So waren bisher auch DEÜV-Jahresmeldungen für kurzfristig Beschäftigte, die ein Kalenderjahr überschreiten, zu übermitteln. Weil dieser Personenkreis aber versicherungsfrei ist, wurde in den DEÜV-Jahresmeldungen kein rentenversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt angegeben und hatten so keinen Mehrwert.

Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wurde dies geändert: Seit dem 1. Januar 2017 sind für kurzfristig Beschäftigte keine DEÜV-Jahresmeldungen mehr zu erstellen. Das bedeutet für Sie, dass Sie keine DEÜV-Jahresmeldung mehr zu übermitteln hatten, wenn Sie Personen über den Jahreswechsel 2016/2017 hinaus kurzfristig beschäftigt haben.

Hinweis: Diese Regelung bezieht sich ausschließlich auf die DEÜV-Jahresmeldungen für Ihre kurzfristig beschäftigten Minijobber. Für die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung ändert sich für diesen Personenkreis nichts. Diese haben Sie nach wie vor bis zum 15. Februar des Folgejahres zu übermiteln.