Meldeverfahren-DEÜV
DEÜV-Meldungen können nur über zertifizierte Abrechnungsprogramme an die Krankenkasse übermittelt werden.
Bei der Datenannahmestelle (BITMARCK Service GmbH) werden alle eingehenden Daten formal geprüft und zur weiteren Verarbeitung per gesicherter Datenfernübertragung an die SBK weitergeleitet. Dieses Verfahren trägt erheblich zu einer Vereinfachung und damit Verminderung des Verwaltungsaufwandes bei Ihnen und auch bei uns bei.
Für Arbeitgeber gibt es verschiedene Anlässe, eine Sozialversicherungsmeldung für einen Arbeitnehmer zu erstellen. Mit dieser Meldung teilt der Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern mit, welche Art der Beschäftigung der Arbeitnehmer ausübt, ob es Änderungen im Beschäftigungsverhältnis gibt und in welchen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht oder -freiheit besteht.
Damit Sie sich einen schnellen Überblick zum Thema „Meldungen zur Sozialversicherung“ verschaffen können, haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen übersichtlich als Download zusammengestellt.
"Ich unterstütze Sie gerne in allen Fragen rund um das Thema Meldungen.“
Beitragsgruppen
Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge
die jeweils zutreffende Ziffer angegeben. Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer "0" ausgewiesen.
Da die Voraussetzungen für das Bestehen eines Pflichtversicherungsverhältnisses in o. a. Versicherungszweigen nicht einheitlich sind, müssen immer 4 Ziffern (Beitragsgruppenschlüssel buw. SV-Schlüssel) in den Meldungen zur Sozialversicherung angegeben werden.
Damit Sie sich einen schnellen Überblick zum Thema Beitragsruppen in der Sozialversicherung verschaffen können, haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen übersichtlich als Download zusammengestellt.
Unternehmen sind bei Aufnahme einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung verpflichtet, Meldungen an die zuständige Krankenkasse abzugeben. Häufig liegen jedoch unvollständige Informationen vor. Der Gesetzgeber hat deshalb beschlossen, dass die zuständige Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband elektronisch abgefragt werden kann. Die SV-Spitzenorganisationen haben hierzu die
Beschreibung des Verfahrens
Ab 1. Januar 2024 ist es möglich, die zuständige Krankenkasse durch elektronischen Abruf beim GKV-Spitzenverband zu ermitteln. Durch die zurückgemeldete Betriebsnummer der Krankenkasse kann eine Meldung korrekt und fristgerecht übermittelt werden.
Unternehmen und Zahlstellen können die Abfrage über den GKV-KomServer an die Annahmestelle des GKV-Spitzenverbandes übermitteln. In der Abfrage muss lediglich die Versicherungsnummer des Beschäftigten angegeben werden.
Eine Übermittlung der Abfrage ist in der Zeit von Montag bis Freitag möglich. Aufgrund des zu erwartenden Abfragevolumens wird der GKV-Spitzenverband innerhalb von 24 Stunden antworten.
Abhängig von den Rückmeldungen der Krankenkassen an den GKV-Spitzenverband sendet dieser eine Rückmeldung an die abfragende Stelle:
Bei Ziffer 1 wird zusätzlich die Betriebsnummer der Krankenkasse angegeben, bei der zum Zeitpunkt des Abrufs eine Mitgliedschaft besteht.
Bei Ziffer 2 ist das Unternehmen verpflichtet, weitere Ermittlungen beim Beschäftigten vorzunehmen.
Gut zu wissen: Abfragen dürfen nur dann erfolgen, wenn dem trotz vorheriger Aufforderung keine, unvollständige oder falsche Angaben über die Mitgliedschaft in einer Krankenkasse für die Erstattung von Meldungen vorliegen.
Wenn eine Anmeldung von Beschäftigten übermittelt wird, besteht oft noch kein Beitragskonto bei den Einzugsstellen. Do wurde Fragebogen in Papierform versandt, um die erforderlichen Daten einzuholen. Im Jahr 2018 gab es beispielsweise rund 19,3 Mio. Dies ist im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß.
Die technische Umsetzung erfolgt als Teilverfahrendes bereits bestehenden Qualifizierten Meldedialogs.
Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK)
Die elektronische Anforderung der notwendigen Daten erfolgt mit dem Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK). Hierzu wurde ein neuer Abgabegrund 06 für die Anforderung der Unternehmensdaten aufgenommen.
Der Impuls für die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos ist grundsätzlich die erstmalige Anmeldung von Beschäftigten. Eine Anforderung kann auch erfolgen, wenn im ersten Beitragsnachweis-Datensatz eine Betriebsnummer angegeben ist, unter der kein aktives Konto besteht.
Die Rückmeldung der notwendigen Angaben erfolgt mit dem neuen Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) mit Abgabegrund 01. Das Unternehmen hat mindestens zu übermitteln:
Darüber hinaus kann eine abweichende Korrespondenzanschrift (DBKO) und/oder von ihm bevollmächtigte Steuerberater oder Rechenzentren (DBDL) mitgeteilt werden.
Wichtig: Mit dem DBSL kann ein SEPA-LAstschriftmandat eingerichtet werden. Ein Widerruf hat allerdings schriftlich zu erfolgen. Deshalb führt eine Stornierung eines bereits übermittelten DBSL nicht automatisch zum Widerruf eines bereits erteilten SEPA-Lastschriftmandats.
Auch Änderungen in den jeweiligen Arbeitgeberdaten können mit Abgabegrund 02 (Änderungsmeldung) mitgeteilt werden. Solche Änderungsmeldungen können auch für bereits länger bestehende Konten abgegeben werden. Sofern ein Datensatz mit Grund 02 übermittelt wird, ist in den einzelnen Datenbausteinen das Datum anzugeben, ab dem die Änderung gelten soll.
Anpassungen zum 1. Januar 2024
Die SV-Spitzenorganisationen haben zwischenzeitlich neue Festlegungen zum DSAK getroffen:
Angabe der Hauptbetriebsnummer: Im Feld BETRIEBSNUMMER-VERURSACHER im DSAK wurde nicht immer die Hauptbetriebsnummer, sondern teilweise eine Betriebsnummer eines Beschäftigungsbetriebes angegeben. Um dies zu vermeiden, wurde dieses Feld zum 1. Januar 2024 in HAUPTBETRIEBSNUMMER umbenannt.
Angabe der Rechtsform: Ab dem 1. Januar 2024 sind im DSAK zusätzliche Angaben zur Rechtsform zu machen. Grundlage bildet die Code-Tabelle der Bundesagentur für Arbeit, die auch schon im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) genutzt wird.
Hat ein Beschäftigter seinen Namen geändert oder ist umgezogen, konnten Sie dies bisher mit den Abgabegründen 60 und 61 an die Einzugstelle melden.
Seit 2022 sind diese Meldegründe wegen aufgedeckter Sicherheitslücken weggefallen. Der Chaos Computer Club fand heraus, dass die Anschrift eines Beschäftigten für eine elektronische Gesundheitskarte manipuliert werden kann. Es wäre also unter Umständen möglich, die elektronische Patientenakte einzusehen.
Da die Meldebehörden den Sozialversicherungsträgern aber sowieso die Namensänderungen oder Wohnortwechsel mitteilen, wird im Arbeitgeber-Meldeverfahren auf die Meldungen seit 2022 verzichtet.
Seit dem 1. Januar 2018 wird im DEÜV-Meldeverfahren ein effektiveres Verfahren bei erforderlichen Bestandsänderungen eingeführt (sog. Bestandsrückmeldungen). Arbeitgeber erhalten automatisch eine Meldung zu geänderten Daten. Eine neue Meldung ist dann nicht mehr erforderlich.
Mit dem 6. SGB-IV-Änderungsgesetz wurden neue Bestandsprüfungen für die Meldeverfahren in der Sozialversicherung auf den Weg gebracht. Die Einführung dieser neuen Bestandsprüfungen in den unterschiedlichen Meldeverfahren erfolgte stufenweise: Am 1. Januar 2017 wurde das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) um die Bestandsprüfungen ergänzt. Als nächstes folgten die Bestandsrückmeldungen für das DEÜV-Meldeverfahren zum 1. Januar 2018.
Alle DEÜV-Meldungen, die bei den Einzugsstellen eingehen, werden daraufhin überprüft, ob sie mit den vorliegenden Bestandsdaten übereinstimmen. Auch vorher war es so, dass Unstimmigkeiten in den Datenbeständen von der Einzugsstelle gemeinsam mit dem Arbeitgeber aufgeklärt wurden.
Neu ist, dass die Einzugsstellen im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber fachlich fehlerhafte Werte in den DEÜV-Meldungen direkt ändern können - zum Beispiel den Meldezeitraum, den Abgabegrund, den Tätigkeitsschlüssel oder den Beitragsgruppenschlüssel. Wenn die Einzugsstelle einen Wert in der Meldung ändert, erhält der Arbeitgeber im Rahmen des maschinellen Meldeverfahrens eine elektronische Rückmeldung. Im DEÜV-Meldeverfahren wird dabei die ursprüngliche Meldung - ergänzt um den neuen Datenbaustein Bestandsabweichung (DBBM) - zurückübermittelt. Eine Stornierung der ursprünglich abgegebenen Meldung bzw. eine Neumeldung ist im Fall einer Rückmeldung nicht vorzunehmen.
Wichtig: Bei einer Änderung der ursprünglichen Meldung haben Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer eine neue Bescheinigung auszustellen.
Beitragsnachweis-Verfahren
Zwar können die Krankenkassen den Arbeitgebern auch bei einem fehlerhaften Beitragsnachweis eine Korrektur anbieten; es hat sich in der Praxis jedoch herausgestellt, dass es kaum Sachverhalte gibt, in denen Krankenkassen von sich aus Beitragsnachweise korrigieren können. Daher wurde mit dem Bundesarbeitsministerium vereinbart, eine Bestandsprüfung beim Beitragsnachweis nicht durchzuführen.
Krankenkassen hatten bisher einen hohen bürokratischen Aufwand, um die Frage zu klären, wie ein ausländischer Saisonarbeitnehmer nach Beschäftigungsende krankenversichert ist.
Ab 2018 wurde deshalb eine neue Meldepflicht eingeführt.
Ein Saisonarbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, der
Arbeitgeber haben seit 1. Januar 2018 ihre Saisonarbeitnehmer bei der DEÜV-Anmeldung gesondert zu kennzeichnen. Die Angabe ist erforderlich bei Beschäftigten mit ständigem Wohnsitz im Ausland, die vorübergehend einer versicherungspflichtigen Beschäftigung in Deutschland nachgehen und danach voraussichtlich in das Heimatland zurückkehren.
Zum 1. Januar 2018 wurde für Saisonarbeitnehmer außerdem eine Ausnahmeregelung geschaffen. Endet die Versicherungspflicht mit dem Ende der Saisonbeschäftigung, setzt sich die Versicherung nur dann fort, wenn diese Personen
Hinweis: Das Meldekennzeichen ist nur bei gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten und für Meldezeiträume ab dem 1. Januar 2018 erforderlich. Für geringfügig Beschäftigte sowie Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind (Personengruppen 109, 110, 190) ist es nicht erforderlich. Die Angabe zum Kennzeichen „Saisonarbeitnehmer“ ist nur in Anmeldungen aufgrund des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses sowie der gleichzeitigen An- und Abmeldung erforderlich (Abgabegründe 10 und 40).
Seit dem 01.07.2017 gilt für den Datenaustausch (DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, Meldungen über Versorgungsbezüge, Verdienstbescheinigungen etc.) mit der SBK nur noch die Betriebsnummer 87954699. Grund hierfür ist eine Gesetzesänderung und die dadurch notwendige Anpassung der Beitragssatzdatei der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG).
Diese Datei enthält Daten über die Beitragssätze oder auch Beitragssätze für Versorgungsempfänger und die Umlage- und Erstattungssätze der Krankenkassen. Es wird angezeigt, an welche Datenannahme- und -verteilstelle ein Arbeitgeber Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise senden muss.
Seit dem 01.07.2017 hat jede Krankenkasse gegenüber Arbeitgebern/Zahlstellen nur noch eine Betriebsnummer für den elektronischen Datenaustausch.
Die führende Betriebsnummer der SBK seit 01.07.2017 ist die des bisherigen Rechtskreises West (87954699).
Die SBK-Betriebsnummer des Rechtskreises Ost (01085787) ist für Zeiträume ab dem 01.07.2017 nicht mehr zu verwenden. Die bekannten Rechtskreistrennungen in den Meldungen für Ihre Arbeitnehmer, aus der sich auch die anzuwendenden Beitragsbemessungsgrenzen in der Renten- und Arbeitslosenversicherung ableiten, bleiben jedoch weiterhin bestehen.
Alle Datenaustauschverfahren (DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise, Meldungen über Versorgungsbezüge, Verdienstbescheinigungen etc.) sind von dieser Änderung betroffen, wenn eine Rückmeldung an oder von Arbeitgeber/Zahlstellen vorgesehen ist. In diesem Fall wird die führende Betriebsnummer gemeldet.
Die Betriebsnummer der Datenannahmestelle lautet 35382142. Diese Betriebsnummer dient bei der Datenübermittlung als Empfänger-Betriebsnummer.
Bitte verwenden Sie diese Betriebsnummer nicht als Krankenkassen-Betriebsnummer.
Hier finden Sie sie die
DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise werden in getrennten Dateien mit je einer Auftrags- und einer Nutzdatendatei übermittelt. Sie erhalten unterschiedliche Bestätigungen für die Verarbeitung der Meldedaten und der Beitragsnachweise.
Sie erhalten nach jeder Datenübertragung innerhalb von wenigen Minuten per E-Mail eine Bestätigung über den Empfang der Daten. Nur diese Bestätigungen sind verbindlich, nicht jedoch Sendeprotokolle oder Ähnliches aus einem Entgeltabrechnungsprogramm.
Neben der Bestätigung erhalten Sie spätestens am Folgetag, ebenfalls per E-Mail, ein Verarbeitungsprotokoll über die fehlerfreie Verarbeitung. Sollten im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens Fehler aufgetaucht sein, können Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen zwischen einer Zusendung des Protokolls per Post oder verschlüsselt per E-Mail wählen. In diesem Dokument steht auch die Anzahl der fehlerfreien bzw. fehlerhaften Datensätze.
Die Annahmebestätigungen und Protokolle werden automatisch an die E-Mail-Adresse geschickt, von der die Daten elektronisch versandt wurden. Mit ihrer Hilfe kann jederzeit die Vollständigkeit der Übertragung überprüft werden. Außerdem werden Sie sofort auf eventuelle Fehler hingewiesen und können zeitnah reagieren.
Übrigens: Mit jeder Datenlieferung von Meldungen und Beitragsnachweisen liefern Sie einen „Datensatz Kommunikation“ (DSKO). Dieser Datensatz enthält u. a. Ihre Kommunikationsdaten bzw. die des Arbeitgebers (Name und Anschrift des Ansprechpartners, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse etc.) und wird von Ihrem Entgeltabrechungsprogramm mit jeder Datenlieferung automatisch erstellt. Dieser Datensatz wird bei der Verarbeitung der Daten mitgezählt. Es wird Ihnen also immer ein Datensatz mehr bestätigt, als Sie Meldungen oder Beitragsnachweise übermitteln.
Hinterlegen Sie bitte unbedingt die entsprechenden Informationen in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm und aktualisieren Sie diese regelmäßig. Die Kommunikation wird hierdurch wesentlich erleichtert.
DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise dürfen nur als verschlüsselte Dateien an die Krankenkassen übertragen werden. Da manuelle Meldungen nicht zulässig sind, bleibt nur die Nutzung eines
