Das Elektronische Beantragungsverfahren Zahn (EBZ)

Videosprechstunden, digitale Gesundheitskurse oder das E-Rezept: Welche dieser Services haben Sie schon genutzt? Die Digitalisierung von medizinischen Leistungen ist in vollem Gange. Prozesse werden einfacher, die Versorgung wird individueller. Vorteile, von denen auch Sie als Versicherte profitieren können. Deshalb gestalten wir den digitalen Wandel aktiv mit. Ein Erfolgsbeispiel ist das EBZ-Verfahren. Mit diesem Projekt wurden neue Standards gesetzt: Kaum ein Prozess im deutschen Gesundheitssektor wurde bisher so schnell und reibungslos digitalisiert. Und wir als Krankenkasse waren direkt beteiligt. Unser Kollege Marco Gillitz, Fachexperte für konzeptionelles Kundenmanagement, hat das Digitalprojekt geleitet. Im Interview erzählt er uns, was das EBZ-Verfahren überhaupt ist und wie die Zahnarztpraxis der Zukunft aussieht.

Redaktion: Warum ist das Thema Digitalisierung für die SBK wichtig?

Marco Gillitz: Die gesamte Gesundheitsbranche befindet sich im Umbruch – immer mehr Prozesse werden digitalisiert. Und diesen Wandel möchten wir als Krankenkasse aktiv mitgestalten. Das Wichtigste dabei ist der Mehrwert für die Versicherten. Das heißt zum Beispiel: Wir möchten nicht nur irgendetwas Digitales im Angebot haben, sondern unseren Versicherten die beste App und den besten digitalen Workflow bieten.

R: Ein Beispiel für die Digitalisierung ist das EBZ-Verfahren. Was steckt dahinter?

MG: Die Abkürzung EBZ steht für elektronisches Beantragungsverfahren Zahn. Bisher wurden alle Anträge – zum Beispiel für Zahnersatz, Kieferorthopädie oder Aufbiss-Schienen – in Papierform gestellt. Viele kennen sicherlich noch das rosafarbene Formular, den Heil- und Kostenplan. Diesen mussten die Patientinnen und Patienten selbst bei der Krankenkasse zur Genehmigung einreichen. Beim EBZ-Verfahren findet diese Beantragung rein elektronisch statt.

R: Was sind die Vorteile des EBZ-Verfahrens?

MG: Mit dem EBZ-Verfahren sind wir jetzt wirklich in der papierlosen Praxis angekommen. Das heißt weniger Bürokratie, weniger Papier und schnellere Prozesse, was am Ende natürlich auch den Patientinnen und Patienten zugutekommt. Termine können früher vereinbart werden und die Behandlung kann früher starten. Außerdem haben die Versicherten keinen Aufwand mehr, da sie den Heil- und Kostenplan nicht mehr selbst einreichen müssen. Der Austausch findet direkt über die Telematikinfrastruktur zwischen der Praxis und der Krankenkasse statt.

R: Die SBK hat das EBZ-Verfahren mitgestaltet – wie sah das genau aus?

MG: Im ersten Schritt musste eine technische Anlage entwickelt werden. Das ist eine Art Konzept für das digitale Vorhaben. Es wird detailliert beschrieben, wie der gesamte Prozess ablaufen soll. Daran waren wir direkt beteiligt und haben wichtigen Input geliefert. Wir waren außerdem eine der wenigen Test-Krankenkassen. Das heißt, bei uns fanden die ersten Tests statt und wir haben immer wieder Feedback aus der praktischen Anwendung gegeben. So konnten wir das Projekt vorantreiben und aktiv mitgestalten.

R: Was war deine Aufgabe dabei?

MG: Ich war Leiter unseres Projektteams. Tatsächlich haben wir bei der SBK dieses große Digitalisierungsprojekt mit einem Team aus nur fünf Personen umgesetzt. Neben meiner leitenden Rolle war ich auch inhaltlich beteiligt, zum Beispiel in der Konzeptionsphase des neuen Prozesses. Ich habe Schulungen zum EBZ-Verfahren gegeben und stand im Austausch mit den Verbänden und IT-Dienstleistern.

R: Das EBZ-Verfahren wurde von der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung als „digitales Leuchtturmprojekt für den Berufsstand“ betitelt. Warum war das Projekt so erfolgreich?

MG: Das Besondere war, dass von Anfang an alle wichtigen Beteiligten an einem Tisch saßen. Dazu gehören natürlich die Zahnarztpraxen sowie die Krankenkassen und deren Softwarehersteller. Anwender haben einen ganz anderen Blickwinkel auf die Themen als zum Beispiel neutrale Institutionen. Dadurch, dass die Praxen gleich zu Beginn beteiligt waren, war auch die Akzeptanz größer.

R: Was heißt das? Wie oft wird das EBZ-Verfahren inzwischen genutzt?

MG: In der ersten Phase haben nur wenige Praxen teilgenommen, aber dann stieg es innerhalb kürzester Zeit rasant an. Im Juli 2022 startete das EBZ-Verfahren offiziell und nach nur einem Jahr sind wir bei 90 Prozent teilnehmenden Praxen. Das ist extrem schnell und bisher einzigartig, wenn man sich andere Digitalisierungsprojekte im Gesundheitsbereich anschaut.

R: Mit dem EBZ-Verfahren habt ihr für Deutschland einen neuen Standard gesetzt. Wie fühlt sich das an?

MG: Im Arbeitsalltag ist man beschäftigt, aber wenn alles funktioniert, freut einen das natürlich. Tatsächlich waren wir selbst manchmal völlig verblüfft, dass alles so reibungslos gelaufen ist. Wir haben uns in der Projektgruppe immer wieder gefragt, ob jemand etwas gehört hat, aber seit einem Jahr Live-Betrieb hatten wir nicht eine Störung. Es lief von Anfang an alles reibungslos. Ein Meilenstein dabei waren die umfangreichen Tests, um das Softwareverhalten vollumfänglich einschätzen zu können und um den neuen Prozess entsprechend zu konzipieren. Das macht schon stolz und ich denke, das Projekt ist ein gutes Vorbild für weitere Digitalisierungsvorhaben.

R: Und welches Digitalisierungsprojekt steht bei dir als nächstes an?

MG: Wir wollen das EBZ-Verfahren weiter optimieren und den nächsten Schritt gehen, nämlich in die Automatisierung. Wir möchten KI einsetzen, um künftig noch schneller zu werden. Unser Ziel ist eine Bearbeitung in Echtzeit. Sprich: Der Versicherte sitzt noch auf dem Behandlungsstuhl und kriegt währenddessen schon seine Genehmigung zugeschickt. So könnte die Behandlung im Grunde direkt starten. Das ist unser finales Ziel. Wir haben ein eigenes KI-Team bei der SBK, mit dem stehen wir auch schon im Austausch und planen die nächsten Schritte.

R: Viel Erfolg dabei und ganz herzlichen Dank für das spannende Gespräch.